Theo quy định của pháp luật Việt Nam, trước khi tiến hành bất kỳ Hội thảo hay hội nghị nào, bước đầu cần phải có sự chấp thuận từ cơ quan có thẩm quyền. Đặc biệt, việc tổ chức các sự kiện có liên quan đến yếu tố nước ngoài (bao gồm người tổ chức, khách mời và nhà tài trợ mang quốc tịch nước ngoài) đều yêu cầu xin giấy phép tổ chức Hội nghị, Hội thảo quốc tế. Trong bài viết dưới đây, Luật Gia Phát sẽ cung cấp chi tiết nhất toàn bộ quá trình xin giấy phép này, giúp quý khách tiến hành một cách thuận lợi và hiệu quả.
Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21 tháng 02 năm 2020 của Thủ tướng chính phủ về tổ chức và quản lý Hội nghị, Hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 2 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg thì:
“Hội nghị, hội thảo quốc tế là hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài, được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam, hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất một đầu cầu thuộc lãnh thổ Việt Nam, bao gồm:
a) Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia hoặc có nhận tài trợ của nước ngoài;
b) Hội nghị, hội thảo do các tổ chức nước ngoài tổ chức.”
- Hội thảo, hội nghị là nơi tập trung đông người. Do đó, nội dung được cung cấp trong buổi hội thảo, hội nghị này ảnh hưởng đến rất nhiều người. Xét thấy cần thiết phải kiểm soát nội dung, nên chính phủ đã quy định phải xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo trước khi tiến hành.
- Trường hợp không xin giấy phép hoặc bị từ chối cấp giấy phép mà vẫn tổ chức hội thảo thì sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
- Đồng thời đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo hoặc công ty tổ chức sự kiện có khả năng cũng sẽ bị phạt tiền, thu hồi giấy phép hoạt động nếu cho phép tổ chức hội thảo tại địa chỉ của mình mà không có giấy phép.
Pháp luật Việt Nam không quy định cụ thể về điều kiện để xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, tuy nhiên, dựa vào quy định của pháp luật về định nghĩa, đối tượng áp dụng tại QĐ06/2020; có thể thấy điều kiện để Xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, bao gồm:
- Đây phải là hội nghị, hội thảo quốc tế, có thể tổ chức theo hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến nhưng phải được tổ chức tại Việt Nam hoặc có 1 đầu cầu thuộc lãnh thổ Việt Nam.
- Hội nghị này phải có sự tham gia hoặc được nhận tài trợ của nước ngoài hoặc do các tổ chức nước ngoài tổ chức.
- Hội nghị này không phải là một dạng họp báo quốc tế hoặc có tính chất như một buổi họp báo quốc tế.
- Nội dung của hội thảo, hội nghị:
+ Không vi phạm các quy định cấm của Luật báo chí về cung cấp thông tin;
+ Nội dung họp giới thiệu dự án thì phải có phê duyệt dự án;
+ Nội dung họp giới thiệu về các sản phẩm, dịch vụ có điều kiện thì phải có giấy phép kèm theo (Ví dụ: hội thảo tư vấn du học thì phải có giấy phép hoạt động tư vấn du học, hội thảo giới thiệu dược phẩm phải có phiếu công bố dược.
- Hình thức tổ chức:
+ Tổ chức gặp gỡ trực tiếp;
+ Tổ chức online trực tuyến.
Thành phần hồ sơ:
- Công văn xin phép tổ chức;
Nội dung công văn xin phép tổ chức Hội thảo:
+ Tên, địa chỉ, mã số doanh nghiệp/giấy chứng nhận thành lập của công ty tổ chức hội thảo;
+ Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội thảo
+ Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có)
+ Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến)
+ Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo
+ Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có)
+ Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài
+ Nguồn kinh phí (đối với trường hợp hội nghị, hội thảo quốc tế do tổ chức nước ngoài tổ chức thì không cần làm rõ nguồn kinh phí)
+ Ý kiến của các cơ quan liên quan (nếu có).
- Đề án tổ chức theo Mẫu 01 ban hành kèm theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg;
- Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan (nếu có);
- Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).
- Số lượng hồ sơ: 02 (bộ).
- Thủ tướng Chính phủ:
+ Trường hợp có thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế;
+ Trường hợp có chủ đề, nội dung liên quan đến các vấn đề về chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực hoạt động của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện theo danh sách do Bộ Nội: Hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Sở Thông tin và truyền thông: Đối với các trường hợp còn lại.
Lưu ý:
- Cơ quan cấp phép sẽ có văn bản hỏi ý kiến của các cơ quan chuyên ngành nếu nội dung hội nghị, hội thảo liên quan đến các sản phẩm, dịch vụ, dự án thuộc lĩnh vực có điều kiện (Ví dụ: hội thảo về thực phẩm chức năng thì sẽ hỏi ý kiến của sở y tế).
Trước ít nhất 40 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ;
- Thời điểm nộp hồ sơ:
+ Và trước ít nhất 30 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của các cơ quan còn lại.
+ Trường hợp tổ chức hội thảo, hội nghị ở 2 hay nhiều tỉnh trở lên thì phải xin giấy phép tổ chức hội thảo ở từng cơ quan cấp phép của từng địa phương.
Bước 1: Cần xin phép ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức, tổ chức đề nghị cấp phép Hội nghị, Hội thảo quốc tế chuẩn bị hồ sơ và gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - Văn phòng Sở Thông tin và Truyền thông, từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút).
Bước 2: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - Văn phòng Sở Thông tin và Truyền thông tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ:
- Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ thì viết giấy biên nhận giao cho người nộp.
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ hướng dẫn bổ sung:
+ Đối với hồ sơ nộp trực tiếp: công chức tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
+ Đối với hồ sơ được gửi qua bưu điện: Thông báo bằng văn bản đề nghị bổ sung các loại giấy tờ theo quy định tới tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ.
Bước 3: Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ, Sở Thông tin và Truyền thông tiến hành chuyển hồ sơ để lấy ý kiến của các Sở, ngành có liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế. Trong thời gian 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ của Sở Thông tin và Truyền thông, các Sở, ngành có liên quan phải trả lời bằng văn bản cho Sở Thông tin và Truyền thông. Nếu quá thời gian trên, các Sở, ngành không có ý kiến xem như đồng ý. Sau khi nhận được ý kiến từ các Sở, ngành chuyên môn, trong thời gian 02 ngày làm việc, Sở Thông tin và Truyền thông thẩm định và trả lời cho các cơ quan, tổ chức.
Đối với các nội dung hội nghị, hội thảo vượt thẩm quyền, Sở Thông tin và Truyền thông có văn bản báo cáo trình Ủy ban nhân dân thành phố trong thời gian 03 ngày làm việc.
Bước 4: Tổ chức căn cứ vào ngày hẹn trên Biên nhận đến nhận kết quả giải quyết tại Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ của Sở Thông tin và Truyền thông.
- Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan cấp phép sẽ phát văn bản hỏi ý kiến của các cơ quan chuyên ngành, địa phương. Trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản hỏi, các cơ quan chuyên ngành, địa phương sẽ có văn bản phản hồi.
- Sau khi nhận được ý kiến từ các cơ quan chuyên ngành, địa phương, trong thời gian 02 ngày làm việc, cơ quan cấp phép thẩm định và trả lời bằng văn bản.
- Thời gian thực tế khoảng: 15 ngày làm việc
Để được tư vấn mọi vấn đề pháp lý liên quan, vui lòng liên hệ:
Hotline: 098.1214.789
Email: ceo@luatgiaphat.vn
Website: luatgiaphat.com/luatgiaphat.vn
